Achtung: Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist da

Die neue DSGVO

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Inhaltsverzeichnis

Die Europäische Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) kommt - und da müssen auch Sie handeln!

Ab dem 25. Mai 2018 gilt die neue DSGVO. Alle Unternehmen, die im Internet tätig sind, werden von den mitunter hochkomplexen Neuregelungen betroffen sein. Die Zeit drängt und man sollte die DSGVO Ernst nehmen, denn...

... die Folgen bei einer Nicht-Einhaltung für Unternehmen können gravierend sein:

  • hohe Bußgelder bis zu 20 Mio €
  • Abmahnungen durch Wettbewerber
  • Rufschädigung und Reputationsverlust
  • Haftungsansprüche der Geschäftsführung
  • Verfahren der Datenschutzbehörden

Nutzen Sie also die noch vorhandene Zeit und treffen Sie die restlichen Vorbereitungen, um Ihren Internetauftritt und Ihre Online Marketing Maßnahmen für die Europäische Datenschutzgrundverordnung im Mai 2018 fit zu machen. Zum Beispiel sollten Sie unbedingt Ihre Newsletter-Listen aktualisieren.Wir haben Ihnen dazu einige Empfehlungen zusammengestellt und bieten Ihnen das DSGVO-Paket in Kooperation mit einer Anwaltskanzlei an.

Ändern Sie den Anmeldeprozess für Ihren Newsletter

Eine der Veränderungen wird sein, dass Sie bei der Anmeldung zu einem Newsletter in Zukunft darauf hinweisen müssen, dass mit dem Empfang von diesem Newsletter auch zugestimmt wird, dem Versender des Newsletters Daten zu Analysezwecken zur Verfügung zu stellen. Kurzum: Die Newsletter-Empfänger müssen darüber aufgeklärt werden, dass sie durch Öffnen und Klicken des Newsletters "getracked" werden. Für neue Anmeldungen ist das kein großes Problem, denn der bestehende Anmeldeprozess muss "nur" um einen erklärenden Text und einem „Häkchen: Ja, mir ist schon klar dass meine Daten zu Analysezwecken genutzt werden“ erweitert werden.

Was aber tun mit bereits vorhandenen Empfängern?

Diese müssen Sie nachträglich darauf hinweisen, dass sie bislang zwar in den Empfang eines Newsletters eingewilligt haben, aber dabei schlichtweg übersehen wurde mitzuteilen, dass der Newsletter auch getracked wird. Wenn Sie also alle Bestandsempfänger anschreiben kann das zu massiven Abmeldungen führen.

Adressen aufräumen als Chance!

Bedenken in Richtung "Meine Newsletter-Listen werden dramtisch kleiner" mögen berechtigt sein. Aber sehen Sie es doch auch als Chance, Ihren vorhandenen Adressbestand einmal zu prüfen und aufzuräumen! Sorgen Sie dafür, dass tatsächlich auch nur noch die Empfäner übrig bleiben, die wirkliches Interesse an Ihren Informationen haben.

Wir liefern Ihnen Textvorschläge für ein neues Anschreiben!

Sie wissen nicht, wie Sie am besten Ihre Bestandsempfänger anschreiben können, ohne diese zu "verscheuchen"? Sie brauchen verschiedene Formulierungen, da In Ihren Adresslisten auch unterschiedliche Ansprachen notwendig sind? Da haben wir etwas für Sie !

Wir haben fünf verschiedene Texte entwickelt, die Sie je nach Ansprache und Bedarfsgruppe einsetzen können. Diese Texte ermutigen Ihre Bestandsempfänger dazu, auch weiterhin datenschutzkonform Newsletter zu empfangen. Für eine einmalige Investition von 90,00 € stellen wir Ihnen diese Texte zur Verfügung.

Eine gültige Newsletter-Einwilligung generieren

Wenn es um den E-Mail Versand geht, wird zwischen der Single-Opt,-in Lösung und der Double-Opt.-in Lösung unterschieden. Bei der Single-Opt,-in Methode handelt es sich um eine einfache Anmeldung für den Newsletter, ohne dass diese bestätigt werden muss. Von dieser Methode raten wir ab, denn sie generiert KEINE gültige Einwilligung. Bei der Double-Opt.-in Methode muss die Anmeldung für den Newsletter bestätigt werden. Doch auch diese Methode ist nicht immer gültig. Meist wird auf die Datenschutzerklärung hingewiesen, doch...
 

Entspricht Ihre Datenschutzerklärung auch der DSGVO?

Folgende Punkte sollten zwingend eingehalten werden:
  • leicht verständliche Sprache
  • leicht zugängliche Form
  • der Verantwortliche wird beschrieben (die Firma, das Unternehmen mit einer Kontaktperson)
  • der Zweck der Datenverarbeitung wird beschrieben
  • Beschreibung der genauen Daten, die verarbeitet werden
  • Beschreibung des Inhaltes der Newsletter
  • Beschreibung der Tracking-Methoden (wenn vorhanden) mit Erläuterung warum welche Daten erzeugt werden.
  • Hinweis auf Widerspruch der Daten
  • Beschreibung der Partner, wenn Daten an Dritte weitergegeben werden (wenn vorhanden)
Das Einhalten dieser Punkte ist häufig nicht der Fall. Die älteren Datenschutzerklärungen sind nicht nur in juristischer Sprache gehalten, auch die Informationen über den Verantwortlichen und welche Daten zu welchem Zweck verarbeitet werden, sind oft nicht genannt. Ist dies der Fall, bietet auch die Double-Opt.-in Methode keine gültige Einwilligung nach der DSGVO! 
 

Fazit: So sind Ihre Einwilligungen gültig

Bei der Newsletter-Anmeldung nur die E-Mail Adresse einzutragen, reicht nicht mehr aus. Die DSGVO schreibt vor, dass eine gültige Einwilligung aktiv vom Abonnenten erfolgt. Das heißt: es muss beim Anmelden ein Kästchen angeklickt werden, welches die oben genannten Punkte beschreibt. Besonders wichtig: Das Kästchen muss eindeutig sein und sollte zudem darauf hinweisen, dass eine Abmeldung jederzeit möglich ist, z.B.: "Ja, ich möchte die Newsletter von KONTOR4 zugesendet bekommen. Die Datenschutzrichtlinien von KONTOR4 habe ich zur Kenntnis genommen und willige ein. Zudem haben Sie jederzeit die Möglichkeit, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen indem Sie sich vom Newsletter abmelden."

Ein weitere Hinweis von uns: Seien Sie ehrlich! Das Verschweigen von Verarbeitungen sorgt ebenfalls für eine ungültige Einwilligung.
 

Die Top 10 Themen zur DSGVO

  1. Cookies und Tracking: Ändert sich etwas in Bezug auf Cookies?
    Kann ich Tracking Tools wie Google-Analytics weiterhin nutzen?
    Welche Voraussetzungen gibt es?
  2. Newsletter und Einwilligungen: Was muss ich beim Versenden eines Newsletters beachten?
    Sind alte Einwilligungen der Nutzer noch wirksam?
  3. Datenschutzerklärung: Brauche ich eine neue Datenschutzerklärung?
    Worauf muss ich beim Erstellen einer DSGVO-konformen Datenschutzerklärung achten?
  4. Datenschutzbeauftragter: Benötige ich in Zukunft einen Datenschutzbeauftragten?
    Welche Qualifikationen muss ein Datenschutzbeauftragter haben?
  5. Datenschutz bei Minderjährigen: Gibt es neue Reglungen bei Minderjährigen als Zielgruppe?
  6. Mitarbeiterdaten: Was ändert sich in Bezug auf meine internen Mitarbeiterdaten?
  7. Auftragsdatenverarbeitung: Gibt es Muster für neue ADV-Verträge?
    Mit wem muss ein solcher Vertrag geschlossen werden?
  8. Verfahrensverzeichnis: Benötige ich ein Verfahrensverzeichnis?
    Welche Inhalte müssen in ein Verfahrensverzeichnis eingebunden werden?
  9. Abmahnungen: Wie werden die Verstöße abgemahnt, welche Strafgelder drohen mir bei einem Verstoß?
  10. Einsichtsrecht und Meldepflicht: Welche Daten muss ich wem wann vorlegen?
    Ab wann muss ich Daten-Fehler melden, welche Behörden müssen informiert werden?

Quälen Sie sich nicht mit diesen Fragen, denn wir haben eine Kooperation mit einem Anwalt und können Ihnen gerne weiterhelfen.