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Wie kann uns die Zeiterfassung helfen?

Um diese Frage zu beantworten, möchten wir vorher zwei Dinge klar stellen:

  1. Zeiterfassung macht nur Sinn, wenn regelmäßig, flächendeckend und realistisch erfasst wird. Das heißt: Man muss sich klar sein, wenn man seine Zeiten erfassen will, muss man sich dafür die benötigte Zeit nehmen, bzw. den Prozess in den (Arbeits-)Alltag mit einfließen lassen.

  2. Wir Menschen sind keine Maschinen: Bei einem (Arbeits-)Tag von ca. 8 Stunden, kann nicht davon ausgegangen werden, dass 8 Stunden gearbeitet wird. Das wäre zwar der Traum eines jeden Geschäftsführers, jedoch passt das mit der Realität nicht überein. DEs ist von Seiten der Geschäftsführung wichtig, darauf hinzuweisen die Zeiten nicht einfach so zu erfassen um 8 Stunden voll zu kriegen. Die Mitarbeiter müssen merken, dass kleinere Pausen zwischendurch normal sind und honoriert werden. Das verfälscht die abgeleisteten Stunden an den Projekten und macht schlichtweg keinen Sinn mehr. Um folglich eine optionale Zeiterfassung messen zu können, dürfen sich die Benutzer nicht beobachtet oder kontrolliert fühlen.

Was? Wir Menschen sind keine Maschinen? Diesen Aspekt möchten wir als ersten Grund für den Einsatz einer Zeiterfassung nutzen. Denn: Wenn ein Arbeitnehmer sich auf seine Arbeit konzentriert, kann es durchaus mal passieren, dass er die Zeit vergisst. Welches zu Folge hat, dass es ihm so vorkommt, für die Aufgabe nicht viel Zeit aufgewendet zu haben. Im Gegensatz dazu, kann es vorkommen, dass lästige Aufgaben in Wahrheit gar nicht so viel Zeit benötigen, sich jedoch viel länger anfühlen. Es gibt eben Tage, die ziehen sich wie Kaugummi und dann gibt es auch die Tage, wo die Zeit verfliegt. Und genau diese Punkte sind ein Grund die Arbeitszeiten zu erfassen! So muss ein Mitarbeiter nicht grob schätzen, wie viel Zeit er aufgewendet hat (denn das kann aus eben genannten Gründen verfälscht werden). Die Zeiten werden von einem Tool so übernommen, wie sie tatsächlich abgeleistet wurden.

Ein weiterer Punkt, warum Ihnen eine Arbeitszeiterfassung helfen kann, ist: Können Sie für jedes Projekt im Vorfeld die Stunden kalkulieren? Sind diese Kalkulationen im Nachhinein realistisch gewesen? Wenn sie die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter erfassen, sind Sie in der Lage genau nachzuvollziehen für welches Projekt welche Zeiten aufgewendet wurden. Das hilft Ihnen mit der Zeit mehr und mehr ein Gefühl davon zu bekommen, wie viel Zeit in Ihre Projekte investiert wird. Und das aufgrund von Ihren individuellen Zahlen - eine bessere Art und Weise gibt es nicht.

Zusammenfassend gibt es folgende Antworten auf die Frage "Wie kann uns eine Zeiterfassung helfen?":

  • Sie erleichtert Ihnen die Zeitabschätzung für Ihre Projekte/Aufgaben/Dienstleistungen.
  • Sie können die Tätigkeiten und Projektzeiten ohne Verzerrungen erfassen.
  • Sie sparen Kosten ein, da die Arbeits- und Projektzeiten realistischer eingeschätzt werden können.
  • Sie haben jederzeit einen Überblick über Urlaubstage, Krankheitstage, Über- und Minusstunden
  • Die Arbeitszeiten und Überstunden können automatisch erfasst werden.
  • Als Arbeitgeber haben Sie eine zusätzliche Kontrolle.
  • Durch Online Zeiterfassungssystemen ist eine Zeiterfassung über das Smartphone möglich, sodass auch Außendienstler zu jeder Zeit Ihre Arbeitszeiten erfassen können.

Arbeitszeiten der Mitarbeiter online erfassen, aber wie?

Timetracker von anuko ist ein webbasiertes, kostenloses Zeiterfassungssystem, dass Sie schnell und einfach auf Ihrem eigenen Server installieren können. Damit können Sie sicher sein, dass die erfassten Daten auch Ihnen gehören und nicht von Dritten ausgewertet werden. Die Systemanforderungen an die Software sind überschaubar. Wenn Sie bereits einen Internetauftritt haben, der mit einer MySQL-Datenbank und PHP betrieben wird, sind die Voraussetzungen erfüllt.

Insbesondere in der Gastronomie-Branche ist die Dokumentationspflicht der Zeiten ein Problem. Mit TimeTracker können Sie und Ihre Mitarbeiter unkompliziert und ohne großen Aufwand die Arbeitszeiten oder Projektzeiten online und mobil dokumentieren. Mit einfachen Exportfunktionen sind Sie in der Lage, online Stundenzettel auszuwerten und anschließend weiterzuverarbeiten.

Da es sich um ein Online-Tool handelt, müssen Sie TimeTracker installieren und können jederzeit darauf zugreifen.

Und so funktioniert TimeTracker

Nach dem Hochladen der Daten auf Ihren Server müssen Sie lediglich eine Datenbank anlegen, die Zugangsdaten in eine Konfigurationsdatei eintragen und schon kann es losgehen.

Sie können sofort damit beginnen, die Voraussetzungen für die künftige Zeiterfassung der Arbeitszeiten zu erfüllen.

Welche Möglichkeiten bietet TimeTracker?

Sie können Kunden, Projekte, Aufgaben und Mitarbeiter online im System anlegen. Verschiedene Rollenkonzepte für die Mitarbeiter ermöglichen unterschiedliche Berechtigungsstufen.
Auch die online Eintragung von der "Live-Arbeitszeit" ist möglich, in der die aktuelle Uhrzeit als Startpunkt einer Aufgabe festgelegt werden kann und am Ende des Arbeitstags der Stop-Knopf gedrückt wird, um die exakte Zeit für diese Aufgabe festzulegen. So ist es nicht nur möglich die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter zu erfassen, auch die Aufwandszeiten einzelner Projekte oder Aufgaben können online erfasst und gefiltert werden.

Die Auswertung der Personalzeiterfassung oder der jeweiligen Projektzeiterfassung kann anhand verschiedener Filteroptionen erfolgen. Online und webbasiert können Sie so zu jeder Zeit den aktuellen Stand der Arbeitszeiten abfragen.

Sie können verschiedene online Berichte konfigurieren und speichern und auf Knopfdruck erstellen. Die einmal angelegten online Berichte können Sie per E-Mail versenden oder als CSV-Datei herunterladen und zur Weiterverarbeitung in anderen Programmen nutzen.

Wie erfolgt die Zeiterfassung?

Die Arbeitszeiterfassung mit TimeTracker lässt sich ohne Probleme ihn Ihren Arbeitsalltag einbinden. Mit der Zeit hat jeder Benutzer seine eigene Taktik die Arbeitszeit zu messen, deshalb beschreiben wir Ihnen eine Möglichkeit von vielen:

Ich beginne meinen Arbeitstag, indem ich mich als aller erstes in TimeTracker anmelde (jeder Mitarbeiter bekommt seinen eigenen Zugang). Und dann geht es los: Ich gebe ggf. das Projekt an und drücke auf "Start" - nun wir die Zeit gemessen. Wir empfehlen, den Tab der Zeiterfassung immer offen zu lassen, um eine erneute Anmeldung zu vermeiden. Ich kann jetzt wie gewohnt an meinen Aufgaben arbeiten: sei es einen Beitrag schreiben, ein Kundengespräch führen oder eine Auswertung machen. Wenn ich meine Aufgabe beendet habe, gehe ich wieder in mein Zeiterfassung-Tab und drücke auf "Stop". Schon ist der Aufwand für die erste Tätigkeiten beendet.

Die Dauer wird automatisch berechnet. Es ist auch möglich eine Dauer ohne Uhrzeit anzugeben.

So einfach geht's das kann jetzt beliebig oft durchgeführt werden bis der Tag vorbei ist.

Vorteile von TimeTracker

Mobile Nutzung

Die Zeiterfassung können Sie auch mobile am Smartphone oder Tablet aufrufen. Unabhängig davon, ob Sie ein iPhone, ein Samsung-Gerät, ein Ipad oder ein Android-Tablet verwenden.
Das Programm ist webbasiert und somit für fast alle Betriebssysteme geeignet.

Anpassung an Ihr Corporate-Design

Die Optik der Zeiterfassung kann problemlos an Ihr Corporate-Design angepasst werden. Sie können Ihr eigenes Logo und Ihre eigenen Farben verwenden. Das Erscheinungsbild Ihres Unternehmens bleibt auch bei der Arbeitszeiterfassung gewahrt.

Diagramme

Jeder Mitarbeiter kann in der Diagrammübersicht abrufen, an welchen Projekten, für welche Kunden oder welche Aufgaben er im jeweiligen Monat gearbeitet hat.

Unbegrenzte Mitarbeiter

Die maximale Anzahl der Mitarbeiter ist nicht begrenzt. Sie ist nur abhängig von der Größe der eingesetzten Datenbank.

Projektzeiten erfassen

Nicht nur Mitarbeiterzeiten werden erfasst, auch einzelne Projekte für verschiedene Kunden können eingetragen und gespeichert werden.

Custom-URL

Wenn Sie die Lösung auf Ihrem Server installieren, können Sie eine eigene Domain für die Zeiterfassung anlegen.

Keine zusätzlichen Kosten

Einmal installiert und schon kann die online Zeiterfassung starten. Es entstehen keine weiteren Kosten!

Für alle Betriebssystem geeignet

Ob für Android oder für Ihren Mac: Das Programm ist webbasiert und somit für fast alle Betriebssysteme geeignet.

Die Diagramme unterstützen Sie bei der online Projektübersicht!

Wie verhalten sich Arbeitszeiterfassung und Datenschutzerklärung zueinander?

Natürlich ist ein Zeiterfassungs-System ein System das personenbezogene Daten verarbeitet, speichert und auswertet und grundsätzlich den „Verantwortlichen“ Möglichkeiten für Verletzung der Datenschutzerklärung bietet. Eine Verletzung der Datenschutzerklärung wäre z.B., wenn Daten der Zeiterfassung im System so gespeichert werden, dass darauf eine unkontrollierte Menge von Personen Zugriff hat.

Wenn das System diese Funktionen bietet, ist es durchaus empfehlenswert sich eine schriftliche "Einwilligung" von dem Arbeitnehmern zu holen. Dies kann in einem extra Vertrag ausgehandelt werden, oder aber auch im Arbeitsvertrag enthalten sein. So ist der Arbeitgeber auf der sicheren Seite. Des Weiteren ist zu empfehlen, alle Personen, die Einsicht auf die Zeiterfassungsdaten anderer Personen haben, diese schriftlich darauf hinzuweisen, dass sie im Sinne der Datenschutzerklärung mit den Daten umzugehen haben.

Bei TimeTracker handelt es sich um ein Online Tool und stellt deshalb eine Sonderheit für die Datenschutzerklärung da, die wir Ihnen gerne näher bringen wollen:
Der Auftragverarbeiter (in unserem Fall anuko) übernimmt die Verantwortung dafür, dass die Daten vor unrechtmäßigen Zugriff geschützt sind. Sollten die persönlichen Daten durch Komplikationen für unbefugte Personen zugängig sein, haftet anuko dafür.
Das Unternehmen, welches die Software nutzt, muss lediglich die Bedingungen erfüllen, wie bei einer Zeiterfassung auf dem eigenen Server. So muss das Unternehmen stets dafür sorgen, dass das System zu jeder Zeit so eingestellt ist, dass ein unrechtmäßiger Zugriff auszuschließen ist.

(Quelle)

Was wäre eine Arbeitszeiterfassung ohne Urlaubskalender?

Kompliziert. Wenn ich die Arbeitszeiten mit einem Programm erfassen muss, dann sollte ich auch meine Urlaubstage und meine Krankheitstage dort eintragen können, oder nicht? So hat man alles in einem Programm und alle Daten kommen aus einer Quelle. 
Mit TimeTracker können Sie die unterschiedlichsten Zeiten erfassen - auch die Urlaubs- und Krankheitstage eines jeden Mitarbeiters. Hier haben Sie alle Stunden in einem Programm und müssen sich nicht extra noch um einen Urlaubskalender kümmern.

Warum ist die online Zeiterfassung wichtig?

Sind Sie Freelancer?

Um so wichtiger ist es, in Ihrer täglichen Arbeit den Überblick zu behalten: Wie lange hat die Korrekturschleife für Projekt XYZ gedauert? Welchen Aufwand verursacht das nachträgliche Anpassen eines Datenbankmodells? Wie lange hat Bildretusche für den Kunden ABC gedauert?

Für jeden dieser genannten Arbeitschritte können Sie vorab einzelne Aufgaben definieren und einem Projekt zuordnen. Die online Projektzeitenerfassung ist dann ein sprichwörtlicher Klacks und Sie können mit der kostenlosen Software jederzeit nachvollziehen, wie viel Arbeitsaufwand Sie in Ihre jeweiligen Projekte gesteckt haben.

Beschäftigen Sie geringfügig beschäftigte Mitarbeiter?

Wenn sie geringfügig beschäftigte Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen beschäftigen, müssen Sie die Arbeitszeiten für diese "Minijobber" erfassen und dokumentieren. Bislang reichte es, wenn Arbeitgeber die relevanten Informationen über die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit und die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden zum Nachweis der Versicherungsfreiheit in den Entgeltunterlagen auswiesen. Doch nach § 17 MiLoG gelten nun erweitere Dokumentationspflichten:

Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit der beschäftigten Mitarbeiter müssen spätestens sieben Tage nach dem besagten Arbeitstag schriftlich festgehalten werden.

  • die Unterlagen müssen in deutscher Sprache verfasst werden.
  • die Aufzeichnungen müssen für mindestens zwei Jahre im Unternehmen aufbewahrt werden
  • die Unterlagen müssen jederzeit von der zuständigen Prüfbehörde kontrolliert werden können.


All diese Voraussetzungen lassen sich mit der kostenlosen online Zeiterfassung umsetzen.

Sind Sie oder Ihre Mitarbeiter im Handwerk tätig?

Dann müssen viele verschiedene Reparatur- oder Ausbesserungsarbeiten erledigt werden, die meist an den unterschiedlichsten Orten stattfinden. Gerade wenn von Wohnung zu Wohnung gefahren wird und verschiedene Aufträge abgearbeitet werden, sollte die Arbeitszeitenerfassung online und mobile, also bequem von unterwegs geregelt werden können. So können Ihre Mitarbeiter den Arbeitsbeginn online erfassen und müssen nicht zwangsweise in die Firma. Auch kann jederzeit überprüft werden, wie viel Zeit ein Auftrag in Anspruch nimmt. So wird durch die Mobilität nicht nur die ein oder andere Situation erleichtert, Zeiten können durch die online Zeiterfassung auch besser eingeplant und abgeschätzt werden.

Oder sind Sie oder Ihre Mitarbeiter im Baugewerbe tätig?

Auch im Baugewerbe gibt es ähnliche Situationen, bei denen die online Zeiterfassung Ihren Aufwand erleichtert. Ob Bauarbeiter oder Bauarchitekten, wenn von Baustelle zu Baustelle gefahren wird oder gar den ganzen Tag auf einer Baustelle gearbeitet wird, dann ist es auch hier für die Mitarbeiter von Vorteil wenn sie ihre Arbeitszeiten online erfassen können. Als Bauarbeiter stehen zum Beispiel viele verschiedene Aufgaben an. Wie lange hat die tatsächliche Fertigstellung von XYZ gedauert? Durch die mobile Zeiterfassung können diese Arbeitszeiten von jedem Mitarbeiter zu jeder Zeit online erfasst werden.

Für wen gilt die Dokumentationspflicht?

  • das Baugewerbe.
  • das Gebäudereinigungsgewerbe.
  • das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe.
  • das Speditions-, Transport- und Logistikgewerbe.
  • das Schaustellergewerbe.
  • das Personenbeförderungsgewerbe.
  • Unternehmen der Forstwirtschaft.
  • Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen bzw. Ausstellungen beteiligen.
  • sowie die Fleischwirtschaft.

Wann brauche ich also ein professionelles Zeiterfassungssystem?

Das Thema "Zeiterfassung" ist für jedes Unternehmen interessant, die Mitarbeiter beschäftigen. Dabei ist es egal, ob es 1 Mitarbeiter oder 1.000 Mitarbeiter sind. Die Geschäftsführung stellt sich im Vorfeld immer die Frage: Wie viel Zeit benötigt Projekt/Dienstleistung XY? Und eine genaue Einschätzung fällt schwer: Meistens ist es so, dass wesentlich mehr Stunden für ein Projekt aufgewendet werden, als im Vorfeld kalkuliert. Wenn man dann die Zeiten nicht erfasst hat, kann man sich nie verbessern und nachvollziehen woran es lag. Wir empfehlen: ob klein oder groß - eine Arbeitszeiterfassung ist für jeden von uns wichtig!


Wir unterstützen Sie

Wir unterstützen Sie gerne bei der Einrichtung und Konfiguration der Software TimeTracker!
Ab EUR 399,00

  • ... installieren wir die Software auf Ihrem Server
  • ... richten wir Ihnen einen Administrator- und einen Nutzerzugang ein
  • ... passen wir die Arbeitszeiterfassungs-Software an Ihr Corporate-Design an
  • ... geben Ihnen eine Kurzeinweisung per Fernwartung

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