Kostenlose Online Zeiterfassung

von Dirk Pache

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Arbeitgeber sind zur Zeiterfassung verpflichtet - sagt das EuGH

Das ist jetzt sehr verkürzt und reißerisch wiedergegeben. Aber wer mag, kann das Urteil des Europäischen Gerichtshofs gerne hier nachlesen. Interessanter ist für Arbeitgeber:innen: Woher kriege ich schnell und einfach eine Online Zeiterfassung, die kostenlos und mobil ist?

Wir haben da eine Lösung. Und die nutzen wir schon seit einigen Jahren. Aus unserer Sicht ist es ein gutes Gefühl, schon länger im Sinne des Europäischen Gerichtshofs zu arbeiten ;-) 

Zusammenfassung der wichtigsten Informationen hier im Video:

Wie kann uns die Online Zeiterfassung helfen?

Um diese Frage zu beantworten, möchten wir vorher zwei Dinge klar stellen:

  1. Eine Online Zeiterfassung macht nur Sinn, wenn regelmäßig, flächendeckend und realistisch erfasst wird. Das heißt: Man muss sich klar sein, dass wenn man seine Zeiten erfassen will man sich die benötigte Zeit nehmen muss, bzw. den Prozess in den (Arbeits-)Alltag mit einfließen lassen muss.

  2. Wir Menschen sind keine Maschinen: Bei einem (Arbeits-)Tag von ca. 8 Stunden kann nicht davon ausgegangen werden, dass 8 Stunden gearbeitet wird. Das wäre zwar der Traum von allen Geschäftsführer:innen, jedoch passt das mit der Realität nicht überein. Es ist von Seiten der Geschäftsführung wichtig darauf hinzuweisen, dass die Mitarbeiter:innen Ihre Zeiten nicht einfach so erfassen um 8 Stunden voll zu kriegen. Alle Mitarbeiter:innen müssen merken, dass kleinere Pausen zwischendurch normal sind und honoriert werden. Alles andere verfälscht die abgeleisteten Stunden an den Projekten und macht schlichtweg keinen Sinn. Um folglich eine optionale Online Zeiterfassung messen zu können, dürfen sich die Benutzer:innen nicht beobachtet oder kontrolliert fühlen.

Was? Wir Menschen sind keine Maschinen? Diesen Aspekt möchten wir als ersten Grund für den Einsatz einer kostenlosen Online Zeiterfassung nutzen. Denn: Wenn Arbeitnehmer:innen sich auf ihre Arbeit konzentrieren, kann es durchaus mal passieren, dass sie die Zeit vergessen. Welches zur Folge hat, dass es ihnen so vorkommt, für die Aufgabe nicht viel Zeit aufgewendet zu haben. Im Gegensatz dazu kann es vorkommen, dass lästige Aufgaben in Wahrheit gar nicht so viel Zeit benötigen, sich jedoch viel länger anfühlen. Es gibt eben Tage, die sich wie Kaugummi langziehen und dann gibt es auch die Tage, wo die Zeit verfliegt. Und genau diese Punkte sind ein Grund dafür die Arbeitszeiten zu erfassen! So müssen Mitarbeiter:innen nicht grob schätzen, wie viel Zeit sie aufgewendet haben (denn das kann aus eben genannten Gründen verfälscht werden). Mit einer Zeiterfassung werden die Zeiten von einem Tool so übernommen, wie sie tatsächlich abgeleistet wurden.

Ein weiterer Punkt, warum Ihnen eine kostenlose Online Arbeitszeiterfassung helfen kann, ist: Können Sie für jedes Projekt im Vorfeld die Stunden kalkulieren? Sind diese Kalkulationen im Nachhinein realistisch gewesen?
Wenn sie die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter:innen erfassen, sind Sie in der Lage genau nachzuvollziehen für welches Projekt, welche Zeiten aufgewendet wurden. Das hilft Ihnen mehr und mehr ein Gefühl davon zu bekommen, wie viel Zeit in Ihre Projekte investiert wird. Und das aufgrund von Ihren individuellen Zahlen - eine bessere Art und Weise gibt es nicht.

Zusammenfassend gibt es folgende Antworten auf die Frage "Wie kann uns eine Online Zeiterfassung helfen?":

  • Sie erleichtert Ihnen die Zeitabschätzung für Ihre Projekte/Aufgaben/Dienstleistungen.
  • Sie können die Tätigkeiten und Projektzeiten ohne Verzerrungen erfassen.
  • Sie sparen Kosten ein, da die Arbeits- und Projektzeiten realistischer eingeschätzt werden können.
  • Sie haben jederzeit einen Überblick über Urlaubstage, Krankheitstage, Über- und Minusstunden
  • Die Arbeitszeiten und Überstunden können automatisch erfasst werden.
  • Als Arbeitgeber:in haben Sie eine zusätzliche Kontrolle.
  • Durch Online Zeiterfassungssysteme ist eine Zeiterfassung über das Smartphone möglich, sodass auch Außendienstler:innen zu jeder Zeit Ihre Arbeitszeiten erfassen können.

Arbeitszeiten der Mitarbeiter online erfassen, aber wie?

Timetracker von anuko ist ein webbasiertes, kostenloses Zeiterfassungssystem, dass Sie schnell und einfach auf Ihrem eigenen Server installieren können. Damit können Sie sicher sein, dass die erfassten Daten auch Ihnen gehören und nicht von Dritten ausgewertet werden. Die Systemanforderungen an die Software sind überschaubar. Wenn Sie bereits einen Internetauftritt haben, der mit einer MySQL-Datenbank und PHP betrieben wird, sind die Voraussetzungen erfüllt.

Insbesondere in der Gastronomie-Branche ist die Dokumentationspflicht der Zeiten ein Problem. Mit TimeTracker können Sie und Ihre Mitarbeiter:innen unkompliziert, kostenlos und ohne großen Aufwand die Arbeitszeiten oder Projektzeiten online und mobil dokumentieren. Mit einfachen Exportfunktionen sind Sie in der Lage, online Stundenzettel auszuwerten und anschließend weiterzuverarbeiten.

Da es sich um ein Online-Tool handelt, müssen Sie TimeTracker installieren und können jederzeit darauf zugreifen.

Anmeldeseite mit Logo und Feldern für Anmeldung und Passwort.

Und so funktioniert die kostenlose Online Zeiterfassung "TimeTracker"

Nach dem Hochladen der Daten auf Ihren Server müssen Sie eine Datenbank anlegen. Dann die Zugangsdaten in eine Konfigurationsdatei eintragen und schon kann es losgehen.

Sie können sofort damit beginnen, die Voraussetzungen für die künftige, kostenlose Online Zeiterfassung der Arbeitszeiten zu erfüllen. Und das vollkommen kostenlos!

Sie sind auf der Suche nach einer Online Zeiterfassung für Ihren Mac?

Das kann Ihnen TimeTracker bieten, denn egal ob Sie Ihre Zeiterfassung mit einem Mac, iPhone oder iPad erfassen möchten, das Programm ist webbasiert und somit für fast jedes Betriebssystem zugänglich.

Sie können durch Safari auf die Software zugreifen und problemlos ihre Personalzeiterfassung oder ihre Projektzeiterfassung durchführen. Auch mobile am iPhone oder am iPad ist dieses Vorgehen möglich, solange Sie Zugriff auf das Internet haben. Ihre Abreits- und Projektzeiten können so jederzeit von unterwegs aus mobile erfasst werden.

Welche Möglichkeiten bietet die kostenlose Online Zeiterfassung "TimeTracker"?

Sie können Kund:innen, Projekte, Aufgaben und Mitarbeiter:innen online im System anlegen. Verschiedene Rollenkonzepte für die Mitarbeiter:innen ermöglichen unterschiedliche Berechtigungsstufen.
Auch die online Eintragung von der "Live-Arbeitszeit" ist möglich. Die aktuelle Uhrzeit kann als Startpunkt einer Aufgabe festgelegt werden und am Ende des Arbeitstags wird der Stop-Knopf gedrückt. So ist die exakte Zeit für diese Aufgabe festgelegt. So ist es nicht nur möglich die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter:innen zu erfassen. Auch die Aufwandszeiten einzelner Projekte oder Aufgaben können online erfasst und gefiltert werden.

Die Auswertung der Personalzeiterfassung oder der jeweiligen Projektzeiterfassung kann anhand verschiedener Filteroptionen erfolgen. Online und webbasiert können Sie so zu jeder Zeit den aktuellen Stand der Arbeitszeiten abfragen.

Sie können verschiedene online Berichte konfigurieren und speichern und auf Knopfdruck erstellen. Die einmal angelegten online Berichte können Sie per E-Mail versenden oder als CSV-Datei herunterladen und zur Weiterverarbeitung in anderen Programmen nutzen.

Wie erfolgt die kostenlose Online Zeiterfassung?

Die Online Arbeitszeiterfassung mit TimeTracker lässt sich ohne Probleme in Ihren Arbeitsalltag einbinden. Mit der Zeit haben alle Benutzer:innen ihre eigene Taktik die Arbeitszeit zu messen, deshalb beschreiben wir Ihnen eine Möglichkeit von vielen:

Ich beginne meinen Arbeitstag, indem ich mich als aller erstes in TimeTracker anmelde (jeder Mitarbeiter bekommt seinen eigenen Zugang). Und dann geht es los: Ich gebe ggf. das Projekt an und drücke auf "Start" - nun wir die Zeit gemessen. Wir empfehlen, den Tab der Zeiterfassung immer offen zu lassen, um eine erneute Anmeldung zu vermeiden. Ich kann jetzt wie gewohnt an meinen Aufgaben arbeiten: Sei es einen Beitrag schreiben, ein Kundengespräch führen oder eine Auswertung machen. Wenn ich meine Aufgabe beendet habe, gehe ich wieder in mein Zeiterfassungs-Tab und drücke auf "Stop". Schon ist der Aufwand für die erste Tätigkeiten beendet.

Die Dauer wird automatisch berechnet. Es ist auch möglich eine Dauer ohne Uhrzeit anzugeben.
Die Dauer wird automatisch berechnet. Es ist auch möglich eine Dauer ohne Uhrzeit anzugeben.

So einfach geht's - das kann jetzt beliebig oft durchgeführt werden bis der Tag vorbei ist.


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Vorteile von der Online Zeiterfassung TimeTracker

Mobile Nutzung

Die Zeiterfassung können Sie auch mobile am Smartphone oder Tablet aufrufen. Unabhängig davon, ob Sie ein iPhone, ein Samsung-Gerät, ein iPad oder ein Android-Tablet verwenden.
Das Programm ist webbasiert und somit für fast alle Betriebssysteme geeignet.

Anpassung an Ihr Corporate-Design

Die Optik der Zeiterfassung kann problemlos an Ihr Corporate-Design angepasst werden. Sie können Ihr eigenes Logo und Ihre eigenen Farben verwenden. Das Erscheinungsbild Ihres Unternehmens bleibt auch bei der Arbeitszeiterfassung gewahrt.

Diagramme

Alle Mitarbeiter:innen können in der Diagrammübersicht abrufen, an welchen Projekten, für welche Kund:innen oder welche Aufgaben sie im jeweiligen Monat gearbeitet haben.

Unbegrenzte Mitarbeiter

Die maximale Anzahl der Mitarbeiter:innen ist nicht begrenzt. Sie ist nur abhängig von der Größe der eingesetzten Datenbank.

Projektzeiten erfassen

Nicht nur Mitarbeiterzeiten werden erfasst, auch einzelne Projekte für verschiedene Kund:innen können eingetragen und gespeichert werden.

Custom-URL

Wenn Sie die Lösung auf Ihrem Server installieren, können Sie eine eigene Domain für die Zeiterfassung anlegen.

Keine zusätzlichen Kosten

Einmal installiert und schon kann die online Zeiterfassung starten. Es entstehen keine weiteren Kosten!

Für alle Betriebssysteme geeignet

Ob für Android oder für Ihren Mac: Das Programm ist webbasiert und somit für fast alle Betriebssysteme geeignet.

Die Diagramme unterstützen Sie bei der online Projektübersicht!
Die Diagramme unterstützen Sie bei der online Projektübersicht!

Wie verhalten sich Onlne Arbeitszeiterfassung und Datenschutzerklärung zueinander?

Natürlich ist ein Zeiterfassungs-System ein System das personenbezogene Daten verarbeitet, speichert und auswertet und grundsätzlich den „Verantwortlichen“ Möglichkeiten für Verletzung der Datenschutzerklärung bietet. Eine Verletzung der Datenschutzerklärung wäre z.B., wenn Daten der Zeiterfassung im System so gespeichert werden, dass darauf eine unkontrollierte Menge von Personen Zugriff hat.

Wenn das System diese Funktionen bietet, ist es durchaus empfehlenswert sich eine schriftliche "Einwilligung" von allen Arbeitnehmer:innen zu holen. Dies kann in einem extra Vertrag ausgehandelt werden, oder aber auch im Arbeitsvertrag enthalten sein. So sind die Arbeitgeber:innen auf der sicheren Seite. Des Weiteren ist zu empfehlen, alle Personen schriftlich darauf hinzuweisen, dass sie im Sinne der Datenschutzerklärung mit den Daten umzugehen haben.

Bei TimeTracker handelt es sich um ein Online Tool. Dies stellt eine Sonderheit für die Datenschutzerklärung da. Das wollen wir Ihnen gerne näher bringen.
Die Auftragverarbeiter:innen (in unserem Fall anuko) übernehmen die Verantwortung, dass die Daten vor unrechtmäßigen Zugriff geschützt sind. Sollten die persönlichen Daten durch Komplikationen für unbefugte Personen zugängig sein, haftet anuko dafür.
Das Unternehmen, welches die Software nutzt, muss lediglich die Bedingungen erfüllen, wie bei einer Zeiterfassung auf dem eigenen Server. So muss das Unternehmen stets dafür sorgen, dass das System zu jeder Zeit so eingestellt ist, dass ein unrechtmäßiger Zugriff auszuschließen ist.

(Quelle)

Was wäre eine Online Arbeitszeiterfassung ohne Urlaubskalender?

Kompliziert. Wenn ich die Arbeitszeiten mit einem Programm erfassen muss, dann sollte ich auch meine Urlaubstage und meine Krankheitstage dort eintragen können, oder nicht? So hat man alles in einem Programm und alle Daten kommen aus einer Quelle. 
Mit TimeTracker können Sie die unterschiedlichsten Zeiten erfassen - auch die Urlaubs- und Krankheitstage aller Mitarbeiter:innen. Hier haben Sie alle Stunden in einem Programm und müssen sich nicht extra noch um einen Urlaubskalender kümmern.

Warum ist die Online Zeiterfassung wichtig?

Sind Sie Freelancer:in?

Um so wichtiger ist es, in Ihrer täglichen Arbeit den Überblick zu behalten: Wie lange hat die Korrekturschleife für Projekt XYZ gedauert? Welchen Aufwand verursacht das nachträgliche Anpassen eines Datenbankmodells? Wie lange hat Bildretusche für die Kund:innen ABC gedauert?

Für jeden dieser genannten Arbeitsschritte können Sie vorab einzelne Aufgaben definieren und einem Projekt zuordnen. Die online Projektzeitenerfassung ist dann ein sprichwörtlicher Klacks und Sie können mit der kostenlosen Software jederzeit nachvollziehen, wie viel Arbeitsaufwand Sie in Ihre jeweiligen Projekte gesteckt haben.

Beschäftigen Sie geringfügig beschäftigte Mitarbeiter:innen?

Wenn sie geringfügig beschäftigte Mitarbeiter:innen in Ihrem Unternehmen beschäftigen, müssen Sie die Arbeitszeiten für diese "Minijobber:innen" erfassen und dokumentieren. Bislang reichte es, wenn Arbeitgeber:innen die relevanten Informationen über die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit und die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden zum Nachweis der Versicherungsfreiheit in den Entgeltunterlagen auswiesen. Doch nach § 17 MiLoG gelten nun erweitere Dokumentationspflichten:

Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit der beschäftigten Mitarbeiter:innen müssen spätestens sieben Tage nach dem besagten Arbeitstag schriftlich festgehalten werden.

  • die Unterlagen müssen in deutscher Sprache verfasst werden.
  • die Aufzeichnungen müssen für mindestens zwei Jahre im Unternehmen aufbewahrt werden
  • die Unterlagen müssen jederzeit von der zuständigen Prüfbehörde kontrolliert werden können.


All diese Voraussetzungen lassen sich mit der kostenlosen online Zeiterfassung umsetzen.

Sind Sie oder Ihre Mitarbeiter:innen im Handwerk tätig?

Dann müssen viele verschiedene Reparatur- oder Ausbesserungsarbeiten erledigt werden, die meist an den unterschiedlichsten Orten stattfinden. Gerade wenn von Wohnung zu Wohnung gefahren wird und verschiedene Aufträge abgearbeitet werden, sollte die Arbeitszeitenerfassung online und mobile, also bequem von unterwegs geregelt werden können. So können Ihre Mitarbeiter:innen den Arbeitsbeginn online erfassen und müssen nicht zwangsweise in die Firma. Auch kann jederzeit überprüft werden, wie viel Zeit ein Auftrag in Anspruch nimmt. So wird durch die Mobilität nicht nur die ein oder andere Situation erleichtert, Zeiten können durch die online Zeiterfassung auch besser eingeplant und abgeschätzt werden.

Oder sind Sie oder Ihre Mitarbeiter:innen im Baugewerbe tätig?

Auch im Baugewerbe gibt es ähnliche Situationen, bei denen die online Zeiterfassung Ihren Aufwand erleichtert. Ob Bauarbeiter:in oder Bauarchitekt:in, wenn von Baustelle zu Baustelle gefahren wird, oder gar den ganzen Tag auf einer Baustelle gearbeitet wird, dann ist es auch hier für die Mitarbeiter:innen von Vorteil, wenn sie ihre Arbeitszeiten online erfassen können. Als Bauarbeiter:innen stehen zum Beispiel viele verschiedene Aufgaben an: Wie lange hat die tatsächliche Fertigstellung von XYZ gedauert? Durch die mobile Zeiterfassung können diese Arbeitszeiten von allen Mitarbeiter:innen zu jeder Zeit online erfasst werden.

Für wen gilt die Dokumentationspflicht?

  • das Baugewerbe.
  • das Gebäudereinigungsgewerbe.
  • das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe.
  • das Speditions-, Transport- und Logistikgewerbe.
  • das Schaustellergewerbe.
  • das Personenbeförderungsgewerbe.
  • Unternehmen der Forstwirtschaft.
  • Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen bzw. Ausstellungen beteiligen.
  • sowie die Fleischwirtschaft.

Wann brauche ich also ein professionelles Zeiterfassungssystem?

Das Thema "Zeiterfassung" ist für jedes Unternehmen interessant, die Mitarbeiter:innen beschäftigen. Dabei ist es egal, ob es 1 Mitarbeiter:in oder 1.000 Mitarbeiter:innen sind. Die Geschäftsführung stellt sich im Vorfeld immer die Frage: Wie viel Zeit benötigt Projekt/Dienstleistung XY? Und eine genaue Einschätzung fällt schwer: Meistens ist es so, dass wesentlich mehr Stunden für ein Projekt aufgewendet werden, als im Vorfeld kalkuliert. Wenn man dann die Zeiten nicht erfasst hat, kann man sich nie verbessern und nachvollziehen woran es lag. Wir empfehlen: ob klein oder groß - eine Arbeitszeiterfassung ist für jeden von uns wichtig!


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Dirk Pache - der erste Mitarbeiter der Firma ...

Gründer und Inhaber
Bekennender 96 Fan, Freund von Wortspielen, Kalauern und weiteren Synonymen

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